Bilişim Teknolojileri Dergisi Telekom Türkiye

Tolga Eşiz, PaperWork Satış Direktörü: “Doğru ERP eko sistemi için PaperWork”

“ERP çözüm sağlayıcılarının stratejileri çok önemlidir. Konusunda uzman uygulamalarla
entegre çalışan bir ERP sistemi, yenilmezdir ve vazgeçilmez olduğu kadar müşteri ihtiyaçlarını tam olarak karşılayan bir sistemdir.”

Günümüzün popüler konusu haline gelen “Endüstri 4.0” er ya da geç Türkiye’deki dijital dönüşümü hızlandıracaktır. Türkiye, bu dönüşümü geç de olsa takip etmeye çalışmaktadır. Endüstri 4.0, en basit tanımıyla, tüm operasyonun teknoloji ve teknolojik cihazların yardımıyla en verimli hale dönüştürülmesidir. Daha az insan kaynağı ile daha çok iş yapmak olarak da tanımlanabilir. ERP sistemleri de bu dönüşümün bir parçasıdır.

Teknolojiyi ve olanaklarını doğru şekilde kullanmadan verimlilik artışından söz edemeyiz. Buradaki önemli nokta, her ihtiyacı doğru platformda çözmektir.

Kurumlar günümüzün modern dünyasında, işleri yaparken yoğun bilgi bombardımanı altında kalmaktadır. ERP sistemlerinden beklenen, bu bilgi akışını kontrol etmesi ve anlamlandırmasıdır. Bu beklenti hem doğru hem de yanlıştır. Modern ERP Sistemleri her türlü uygulama ile entegre olacak şekilde geliştirilmiştir. Entegrasyon kolaylığı bir ERP sisteminin olmazsa olmazıdır. Her işi ERP’nin karşılamasını beklemek en büyük hatalardan biridir. Dilimizde bu konuyu çok iyi anlatan bir deyim vardır: “Taş yerinde ağırdır”…

ERP, maliyet, stok kontrol gibi mekanizmaları yerine getirmelidir. Diğer ihtiyaç alanlarında farklı uygulamalarla entegre olarak çalışmalıdır. Böylece ortaya son derece verimli, müşteri ihtiyaçlarını tam olarak karşılayan bir eko sistem çıkar. Burada ERP çözüm sağlayıcılarının stratejileri çok önemlidir. Türkiye’deki birçok ERP çözüm sağlayıcı, müşterinin ihtiyacı olduğu alanda “Ben geliştirmeliyim” fikrini takip etmektedir. Bu tutum, eko sistemin oluşmasını engellemekte, aynı zamanda ERP çözümlerimizin global ölçekteki rekabet şansını zayıflatmaktadır. Konusunda uzman uygulamalarla entegre çalışan bir ERP sistemi, yenilmezdir ve vazgeçilmezdir. Müşteri ihtiyaçlarını tam olarak karşılayan bir sistemdir.

“Sadece ERP ve iletişim araçlarının kullanılması ile iş süreçlerinin çalışıp çalışmadığını takip etmek ve ölçmek, mümkün değildir. Süreç haritalarınızın dijital izdüşümü yoksa ve bir iş akışı sistemine sahip değilseniz, süreçlerinizi yönetemezsiniz.”

Doğru ERP yatırımı için iş akışı

Süreç verimliliği işletmelerin stratejik hedeflerinin başında gelmelidir. Bunu sadece ERP sisteminden beklemek, hem hayal görmekle eşdeğerdir hem de zaman ve kaynakların yanlış kullanılması demektir. Süreç verimliliği sağlayacak çözümlerle ERP sistemlerinin entegre çalışması Endüstri 4.0 dönüşümünün olmazsa olmazlarındandır. Türkiye’deki yerel ERP çözüm sağlayıcıları, bu dönüşümleri hızlandırmak ve müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmak için süreç uygulamaları ile entegre olmalıdır. Gelişmiş iş akışı çözümleri, farklı sistemlerden gelen verileri de sürece dahil ettiği için departmanlar her zaman “Akıllandırılmış doğru bilgi” ile çalışırlar. Bunun verimlilik artışı üzerindeki etkisi inanılmazdır. İş akışı sistemi olmadan ERP yatırımı planlamak, süreç verimliliği konusunda birçok sorunu da beraberinde getirecektir. Süreçler yıl içerisinde sürekli güncellenir, güncellenmelidir de. Amaç en verimli çalışma şeklini bulmak ise şirketin tümü süreçleri verimli hale getirmek için çalışmalıdır. Eğer elinizde süreçleri kolaylıkla değiştirebileceğiniz bir araç yok ise çalışan düzen aynen devam eder. Kimse verimsiz de olsa çalışmakta olan düzene müdahale etmez. Sonuç, kaynakların verimsiz kullanılmasından dolayı düşük müşteri memnuniyeti, düşen kârlar ve artan personel sorunlarıdır.

En doğru iş akışı sistemi: PaperWork

Dijital dönüşümün bir parçası da süreç ve içeriklerin dijital dönüşümüdür. Aylarca süren süreç haritaları toplantılarının sonunda genel olarak, kararlar alınır, süreçler çıkarılır ve uygulamaya geçilmesi istenir. Tek başına ERP’yi, e postaları ve telefonları kullanarak, süreçlerinizin belirlediğiniz şekilde çalışıp çalışmadığını takip edemezsiniz, ölçemezsiniz. Süreç haritalarınızın mutlaka dijital izdüşümü olmalıdır. Bir iş akışı sistemine sahip değilseniz, süreçler hakkında tam bilgi sahibi olamazsınız. Kurumsal uygulamalarınızla entegre çalışan iş akışları, şirket içinde takım çalışmasını geliştirir.

PaperWork İş Akışı, farklı uygulamaları ve çalışanları süreçler ile birbirine bağlar. İşleri, en verimli şekilde yürümesi için yönlendirir. Bu yaklaşım ile süreç içerisinde ihtiyacınız olan tüm bilgiler, diğer veri kaynaklarından derlenerek sistem üzerinde toplanır. Böylece doğru bilgi, doğru zamanda elinizde olur. İşiniz hakkında doğru kararlar alır, operasyonunuzu en verimli hale getirirsiniz. PaperWork dijital ortamda, çalışanlarınızdan en yüksek performansı elde etmenizi sağlar. Farklı platformların ve uygulamaların olduğu karmaşık süreçlerde mucizeler yaratır. Sürecin kesintisiz devam etmesini sağlar, veriyi oluştuğu yerden alırken anlamlandırır ve ilgili sürece yönlendirir. Operasyon birimlerinin, her zaman doğru ve güncel içerik ile işlem yapmasını sağlar. Kullanıcılar, diğer kurumsal uygulamalardan ya da mobil cihazlardan PaperWork üzerindeki iş akışlarını başlatabilirler. PaperWork arka planda, kurumsal uygulamalarla entegre çalışan iş akışı motorudur. Çalışanların cihaz ve uygulamalardan bağımsız olarak aynı içeriğe ulaşmasını sağlar. Kullanıcılarınızı sınırlamayın. Her ortamdaki uygulamalarımız ile akışlarınızı yönetebilirsiniz. Çalışanlarınızın kendini en rahat hissettiği ortamdan işlerini yürütmesi, sistemin başarısını arttırmaktadır. Mobil uygulamamız, web uygulamamız, Outlook uygulamamız gibi süreçler ve içerik, kişilerin cep telefonunda veya bilgisayarındadır.

PaperWork İş Akışı, süreçlerinizi kesintisiz ilerletmeniz için tasarlanmıştır. Akışın birden fazla kola yönlenmesi, belirlenen kurala göre bir sonraki adıma geçmesi, akış sizden geçtikten sonra da durumunun takibi, her akışa özel kod kütüphanesi ile script’lerin merkezi yapıdan kullanılması, her akışın tasarım ve yönetim yetkilerinin ayrı ayrı tanımlanması, akışlarda formlar içerisinde geçen verilerden arama yaparak, istenilen akışı bulma, akışı yetkili kullanıcının istenilen adıma geri veya ileri alması gibi bir çok özellik, PaperWork’te süreçlerinizin hızlı ilerlemesi için dizayn edilmiştir.

“PaperWork dijital ortamda, çalışanlarınızdan en yüksek performansı elde etmenizi sağlar. Sürecin kesintisiz devam etmesini sağlar, veriyi oluştuğu yerden alırken anlamlandırır ve ilgili sürece yönlendirir.”